Mehr als nur ein StatusberichtWarum unsere Wartungsreports ein Schlüssel zur erfolgreichen Zusammenarbeit sind

Ein Wartungsreport ist für uns mehr als eine Zahlentabelle: Er ist ein Werkzeug für Austausch, Planung und Vertrauen. Er zeigt, was wir getan haben, wo Potenziale liegen und welche Themen im nächsten Quartal anstehen - damit unsere Kunden wissen, dass ihre Systeme in guten Händen sind.

1. Warum wir auf quartalsweise Wartungsreports setzen

Würde Heraklit noch heute leben, würde er wohl sagen: "Das einzige Konstante in Software ist Veränderung". So stammt dieses Zitat eben von Jeff Atwood. Software ist nie wirklich „fertig“. Sobald sie produktiv im Einsatz ist, muss sie gewartet werden. Dafür werden wir von unseren Kunden mit Wartungsvereinbarungen beauftragt, sodass wir regelmäßig einen abgesprochenen Zeitaufwand in die Pflege, Anpassung und Weiterentwicklung der Projekte stecken. Die meisten unserer Kunden möchten oder können dabei inhaltlich nicht im Detail mitgestalten. Genau deshalb übernehmen wir als Dienstleister die verlässliche Einplanung und Durchführung der Wartungsaufgaben.

Damit unsere Kunden abseits des Ticketsystems einen Überblick in vergangene und künftige Wartungsaufgaben bekommen, erstellen wir quartalsweise Wartungsreports. Unsere Kunden haben die Möglichkeit, die geleisteten Tätigkeiten auf den Prüfstand zu stellen und auf künftige Tätigkeiten einzuwirken. Die Reports schaffen Transparenz über den Zustand komplexer Systeme. Schließlich sind sie ein wichtiges Werkzeug für langfristige Zusammenarbeit.

2. Was unsere Reports enthalten

Unsere Reports folgen einer klaren Struktur. Neben den klassischen Zahlen zu Supportzeiten enthalten sie technische Bewertungen, z.B. zur Stabilität der eingesetzten Softwarekomponenten, Backup-Mechanismen und Sicherheitsaspekte. Die Übersicht der eingesetzten Softwarekomponenten sieht z.B. folgendermaßen aus:

Ergänzt wird das durch Kennzahlen aus Monitoring-Systemen, wie z.B. ein Überblick der Fehlerauswertung mittels Sentry: Weiterhin gibt es einen Überblick zur Testabdeckung:

Eine Einschätzung zu Risiken, Herausforderungen und geplanten Themen für das kommende Quartal runden den Wartungsreport ab.

3. Wie wir unsere Reports vorbereiten

Die Reports entstehen quartalsweise als Teil der Wartungsroutine. Ein Report wird dabei von mindestens zwei Personen erstellt. Sofern der Kunde keine expliziten Wünsche hat, setzen wir thematische Schwerpunkte, die wir für das Quartal etwas genauer beleuchten. Wir prüfen Daten aus verschiedenen Systemen, konsolidieren sie und bewerten Trends. Jede Empfehlung wird von unserem Team besprochen, bevor sie in den Report fließt.

Im Laufe der Zeit hat sich ein schöner Nebeneffekt ergeben: Der Termin, in dem unser Team den Report für einen Kunden vorbereitet, ist eine ideale Gelegenheit, um Ideen und Entwicklungsmöglichkeit für die Projekte des Kunden zu brainstormen und zu besprechen. Man beschäftigt sich intensiv mit dem Projekt eines Kunden, ist aber nicht in detaillierte Arbeit verstrickt, wodurch ein übergreifender Blick möglich ist.

4. Der Austausch mit unseren Kunden

Der Report wird in einem gemeinsamen Call besprochen. Für unsere Kunden ist das die ideale Gelegenheit, um Fragen zu stellen, Prioritäten zu setzen oder Themen anzustoßen. Für uns ist der Report ein fester Touchpoint, um Feedback zu erhalten und neue Ideen zu entwickeln. Unsere Kunden bekommen die Reports als PDFs zur Verfügung gestellt. Auch weniger technisch versierte Kunden verstehen durch die strukturierte Darstellung, wo ihr System steht. Hier haben wir schon häufiger gehört, dass die Reports sehr hilfreich sind, um innerhalb des Unternehmens oder gegenüber Vorgesetzten Transparenz für das Thema Wartung zu schaffen.

5. Warum Transparenz Vertrauen schafft

Regelmäßige, nachvollziehbare Reports schaffen Sicherheit. Sie geben einen Überblick über den Zustand komplexer Systeme und ihrer Zukunftssicherheit. Durch die Regelmäßigkeit können Kunden Entwicklungen über Zeiträume hinweg nachvollziehen und auch selbst steuernd eingreifen, ohne sich mit den sehr technischen Details der Wartungstätigkeiten auseinandersetzen zu müssen.

6. Fazit: Gemeinsam an stabilen und zukunftssicheren Systemen arbeiten

Unsere Wartungsreports sind kein Pflichtdokument, sondern ein Spiegel unserer Zusammenarbeit. Sie zeigen, was erreicht wurde, wo wir stehen und welche Chancen und Herausforderungen im nächsten Quartal warten. So sorgen wir gemeinsam dafür, dass Systeme langfristig stabil, sicher und entwicklungsfähig bleiben.